【初心者向け！】RPAとは？対象の作業や導入ステップをわかりやすく紹介！

RPAは従来のシステムよりも導入・運用コストを抑えながら、業務を自動化できるツールです。そのため、今までは費用対効果などの観点から導入できなかった業務も自動化できるようになったことで導入している企業が増えています。

ただ、導入ハードルが低くなったからといってやみくもに導入していては期待している効果は得られません。

しっかりとRPAの導入効果を得るためにも、当記事ではRPAの概要や対象作業、導入ステップなどについてわかりやすく紹介します。

RPAとは何か

「RPA（Robotic Process Automation）」とは、PC上で行う作業をロボットで自動化できるツールのことで、PCやクラウド上で動くソフトウェアとも呼ばれています。

RPAを導入すれば主にデータ入力や複数アプリケーションをまたいだ処理業務といった定型業務を自動化できるため、業務の効率化や人手不足の解消が可能です。ただし、RPA以外にも業務を自動化できるITツールは様々なものがあります。

RPAに似たツールとして挙げられるのは次の3つです。

• VBA
• AI
• bot

次項からはRPAと各ツールの違いについてみていきましょう。

RPAとVBAの違い

RPAとVBAの違いは動作するアプリケーションが決まっているかどうかです。RPAはPC内で行われる定型業務であれば問題なく自動化できます。

一方、VBAはExcelやWordといったOfficeアプリケーション内で行われる処理を自動化するプログラミングのため、基本的にOfficeアプリケーションでしか動作しません。また、プログラミングスキルの有無にも違いがあります。

RPAは複雑なプログラミングスキルがなくても操作できますが、VBAの場合はプログラミングスキルを理解しておかなければなりません。

RPAとAIの違い

RPAとAIの違いは学習能力の有無です。一般的なRPAは人が覚えさせた作業を遂行するだけのため、自ら考えて判断する能力はありませんが、短期間で導入できるというメリットがあります。

一方、AIは処理を行いながら日々学習し、人間に代わって自ら判断することが可能です。ただし、正確な判断を下せるようになるまで、学習期間が必要なため、導入から本格的な運用までに時間がかかります。

RPAとbotの違い

RPAもbotもはじめに指定した作業を実行するという点では同じであり、どちらも定型業務を自動化することが可能です。両者の大きな違いとして挙げられるのがプログラミングスキルです。

botはRPAと違って、プログラミングスキルを持った人材が欠かせません。一方、RPAはプログラミングスキルがなくても作業プロセスを記録させるだけで自動化が可能です。

RPAに注目が集まる3つの理由

RPAに注目が集まる理由として次の3つが挙げられます。

• 深刻な人手不足
• 対応領域の拡大
• 他社における成功事例の増加

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.深刻な人手不足

少子高齢化と労働人口の減少によって、日本は深刻な人手不足に陥っています。経済産業省の「IT人材育成の状況等について」によれば、IT分野は2019年をピークに入職者が退職者を下回っており、2030年には最大79万人のIT人材が不足するといわれています。

RPAは簡易的なロボットであれば、プログラミングスキルがなくても作成できるため、IT人材が不足している今、注目されているツールです。

2.対応領域の拡大

導入時の初期費用がかからないサービスや機械学習機能などが実装されたRPAが登場したことによってRPAで対応できる領域が拡大しました。また、ドラック・アンド・ドロップなどの実装によってプロセス設定の簡略化がなされ、プログラミングスキルのない現場でも導入できるようになっています。

ITの急速な進歩によって、対応領域が拡大したこともRPAが注目されている理由です。

3.他社における成功事例の増加

RPAは従来のシステムよりも導入にかかる時間が短いというメリットがあり、導入効果をすぐに得られます。そのため、導入率の増加とともに、他社における成功事例も増加の一途を辿っており、RPA導入の説得・検討材料として活用可能です。

このような経緯もあって、RPAの注目度は近年急速に高まりました。

RPAの対象となりやすい3つの作業

RPAの対象になりやすい作業として次の3つが挙げられます。

• PC上で完結する定型作業
• 大量処理を伴う作業
• システムで対応できなかった作業

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.PC上で完結する定型作業

定型作業はRPAの対象に最適な業務です。RPAは人による判断が不要であり、PC操作だけで処理できる作業に適しています。したがって、定型作業であれば問題なくRPAに任せられるでしょう。

2.大量処理を伴う作業

大量処理を伴う作業はRPA導入における費用対効果が高いです。ロボット開発はある程度費用がかかりますが、ロボットによる費用対効果は自動化できる期間や処理数の多さによって変化します。

したがって、年間通して実施できる業務や膨大な処理が必要な業務であればRPAの導入は有効だといえるでしょう。

3.システムで対応できなかった作業

RPAは一般的なシステムと比較すると、低コストで実現できるため、費用対効果の関係上、自動化が難しかった業務でもRPAによって自動化できる可能性があります。また、システム構築時点で業務フローの変更が可能です。

そのため、今までシステムを適用できなかった作業もRPAによる自動化が見込まれます。

RPAの対象となりにくい3つの作業

RPAの対象になりにくい作業として次の3つが挙げられます。

• プロセスの多い作業
• 人による判断が必要な作業
• 短時間で完了する作業

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.プロセスの多い作業

プロセスの多い作業はRPAツールには不向きでしょう。RPAは開発難易度こそ低いものの、エンジニアが開発したシステムと比較すると、ロボットの生産性やメンテナンス性は劣ります。

したがって、申し込み受付業務をはじめプロセスの多い作業を自動化したいのであれば、RPAの導入よりもシステム開発に注力した方がよいでしょう。

2.人による判断が必要な作業

例外が頻発する作業などをはじめ、人による判断が必要な作業もRPAの対象になりにくいです。RPAで自動化処理ができるのは、判断基準を数値などで明確に設定できる場合であり、例外が頻発し状況に応じて人による判断が求められる作業は不向きといえます。

例外が発生するたびにエラーが発生し、メンテナンスを行う手間も発生するため、結局人がやった方が早いという事態になりかねません。例外が頻発する作業や人の判断が必要な作業は、RPAに任せないようにしましょう。

3.短時間で完了する作業

業務量が少なく、短時間で完了する作業はRPAを導入して業務を自動化しても費用対効果は期待できません。RPAは比較的低コストであるものの、開発費用はかかります。

したがって、費用対効果を期待できない業務をRPAの対象にするべきではありません。

RPAツールの主な種類

RPAツールの主な種類として次の3つが挙げられます。

• デスクトップ型
• サーバー型
• クラウド型

それぞれ詳しくみていきましょう。

デスクトップ型

「デスクトップ型」とは、パソコンに直接ロボットをインストール・稼働させるタイプのRPAです。サーバーに接続することなく、作業を自動化できます。

ただし、ロボットの稼働にメモリを専有されるため、他の作業ができないといった可能性があるため、使用する際は注意が必要です。

サーバー型

「サーバー型」とは、サーバーをパソコンに接続してロボットを稼働させるタイプのRPAです。サーバー上で複数のロボットを稼働・管理できる他、パソコン内でロボットを稼働しないため、メモリを占有されず他の作業を行えます。

一方、サーバーやネットワーク環境から構築しなければならないため、導入ハードルが高いです。

クラウド型

「クラウド型」とは、クラウドサービスにアクセスした上でWebブラウザ上の作業を自動化するタイプのRPAです。クラウド環境にソフトウェアロボットを導入する仕組みとなっています。

導入価格は他の種類と比較すると安く、クラウド型サービスの業務を自動化するには最適なタイプのRPAです。ただ、他サービス以外との連携が難しく、自動化できるのはWebブラウザ上での業務に限られるといったデメリットがあります。

RPAツールを導入するまでの5ステップ

RPAツールを導入するまでの流れは次の5ステップです。

1. 対象業務の選定
2. 導入ツールの決定
3. ロボットの開発
4. 運用ルールの策定
5. 稼働状況の監視や保守

それぞれ詳しくみていきましょう。

ステップ1.対象業務の選定

RPAを導入する対象業務の選定を行います。対象業務を選定する場合、現場の意見を参考にするとよいでしょう。

業務に携わっている担当者の意見を聞くことで、時間がかかっている定型業務や単純作業を把握できるため、RPAの適用が有効な業務を不足なく洗い出せるはずです。選定の際、現場の担当者にRPAの知識がない場合はRPAに適している業務か判断できないため、どのような業務がRPAと相性がよいのかしっかりと伝える必要があります。

ステップ2.導入ツールの決定

対象業務の選定が完了したら、業務を実施する時間と人数をもとに、業務に必要な人件費を算出しましょう。その上で、RPAツールの導入・運用コストを比較し、費用対効果が高く、自社と相性のよい導入ツールを決定していきます。

前述のとおり、RPAツールには様々な種類があり、種類によって導入に必要な期間が異なる他、ツールによって運用コストも異なるため、導入前にしっかり検討することが大切です。

ステップ3.ロボットの開発

RPAツールを導入したら、ロボットの開発を行います。ロボットを開発する場合、内製か外注どちらかを選択しなければなりません。

RPAは内製化できるのがメリットですが、スキルがなかったり、作成するロボットが多かったりする場合、外注するのも1つの手段です。ただし、内製化を目指す場合はツールを使いこなさなければならないため、社内研修などを実施して習得度を高めていく必要があります。

ロボット開発後は必ずテストを実施しましょう。RPAは動作環境によって動作が大きく異なるため、検証環境でトラブルなく動作しても本番環境で上手く動作しない場合があります。

したがって、周辺システムに影響を与えないようにしながら、本番環境でテストを実施しなければなりません。

ステップ4.運用ルールの策定

RPAの運用ルールも策定しておきましょう。PRAはほかのツールと比較すると容易に開発できるツールのため、運用ルールがない状態で導入すると野良ロボット化する恐れがあります。

野良ロボット化してしまうと、収拾がつかなくなり、ブラックボックス化やセキュリティリスクが高まってしまうため、しっかりとルールを策定してから運用するようにしましょう。

ステップ5.稼働状況の監視や保守

導入したら終わりではなく、継続的に稼働状況の監視や保守を行わなければなりません。周辺システムの軽微な改修やOS更新だけでもロボットに影響を与えて、RPAツールが動作しなくなるケースがあります。

また、ロボット動作は不安定なため、いつロボットが停止してもおかしくありません。したがって、稼働状況の監視や保守を行い、エラー時の代替手段も考えておく必要があります。

RPAを活用をして業務効率を改善しよう

「深刻な人手不足」「対応領域の拡大」「他社における成功事例の増加」といった理由から近年、業務を自動化できるRPAツールの注目が集まっています。ただし、すべての業務を自動化できるわけではありません。

RPAの対象になりやすい作業がある一方、RPAの対象になりにくい作業もあるからです。したがって、RPAを導入する際は自動化の対象作業をしっかりと選定し、業務効率化と費用対効果が見込める作業にRPAを適用することが大切です。

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